המדפסת מהווה את אחד האביזרים החשובים בכל משרד ועסק. מדובר בכלי בעל תפקיד מרכזי שאיכות העבודה שלו יכול להשליך על תהליכים אחרים.
לאור ההיצע הענק שקיים בשוק, נשאלת השאלה איך אפשר לבחור מדפסת לעסק באופן הטוב ביותר והאם כדי לקבל תמורה גבוהה לכסף, צריך להשקיע סכומים כל כך גבוהים?
ריכזנו עבורכם טיפים מעשיים שכל בעל עסק צריך להתייחס אליהם לפני שהוא רוכש מדפסת שיחסכו לכם כסף תוך הבטחת רצף הדפסה ואיכות מרשימים.
ההבדל בין מדפסת דיו למדפסת לייזר
ישנו מגוון עצום של מדפסות ואם התחלתם כבר לחפש מדפסת מתאימה, לבטח נתקלתם בשני סוגים מרכזיים. מצד אחד ישנה מדפסת דיו ומצד שני מדפסות הלייזר.
באופן כללי ההבדל בין שני סוגי המדפסות בא לידי ביטוי בטכנולוגיית ההדפסה ובעוד שבמדפסת דיו ההדפסה נעשית באמצעות הזרקת דיו, במדפסות הלייזר הטכנולוגיה יקרה ומורכבת יותר ונעשית באמצעות קרן לייזר שטוענת את הדף במטען אלקטרוסטטי ובאמצעות האבקה שיש בטונר, נוצרת ההדפסה.
התהליך נשמע אולי ארוך ומורכב אך בפועל הוא הרבה יותר קצר ביחס להדפסה במדפסת דיו.
על מנת לקבל את ההחלטה באיזה מדפסת לבחור, אינכם צריכים להיות טכנולוגיים במיוחד וכל מה שצריך לזכור הוא שמדפסת דיו זולה יותר ממדפסת לייזר אך מצד שני היתרונות של מדפסות הלייזר באים לידי ביטוי בשני אפיקים:
- מחיר הדפסה לדף במדפסת לייזר הרבה יותר זול ביחד למדפסת דיו.
- קצב ההדפסה במדפסת לייזר הרבה יותר גבוה.
לאור זאת ברור שאם אתם עומדים להדפיס כמויות גדולות של דפים, עליכם לבחור במדפסת לייזר איכותית אך לעומת זאת, אם מדובר במשרד ביתי קטן שבו לא מדפיסים הרבה, בהחלט אפשר לחסוך בעלויות ולבחור במדפסת דיו קומפקטית.
החשיבות של בחירת דפים מתאימים
ישנם שני שיקולים שחשוב לקחת בחשבון כאשר בוחרים מדפסת. הראשון הוא סוג הדפים והשני הוא איכות ההדפסה.
בכל הקשור לדפים למדפסת חשוב להבין שקיימים מגוון סוגים ומעבר לגודל, ישנם משקלים שונים, ציפויים, גוון ועוד פרמטרים שונים שלא הייתם מאמינים שקיימים.
למה אנו מספרים לכם את כל זה? מהסיבה שאם לא תבחרו בדפים שמתאימים למדפסת ולצורך שלכם, אתם עשויים להתמודד עם איכות הדפסה נמוכה למדי שאינה עומדת בציפיות שלכם.
מומלץ לקרוא את המדריך שעוסק בהבדלים בין סוגי הדפים למדפסת על מנת לבחור את הניירות שהכי מתאימים לצורך שלכם.
בכל הקשור לאיכות ההדפסה אתם צריכים להבין שלכל מדפסת ישנה רזולוציה מוגדרת. מה זה אומר? אם אתם צריכים להדפיס מסמכים רגילים, כנראה שאין צורך להשקיע במדפסת ברזולוציה גבוהה אך אם אתם מדפיסים עלונים, תרשימים ותמונות, חשוב לבחור במדפסת ברזולוציה גבוהה – מה שעשוי לייקר את הרכישה.
משולבת לעומת רגילה
עוד אלמנט שיכול להשפיע על המחיר הוא פונקציות נוספות שהמדפסת יכולה לספק ובכלל זה צילום מסמכים ו/או פקס.
אם בחרתם במדפסת דיו, ההבדלים במחיר לא צריכים להיות משמעותיים כל כך ולכן שווה להוסיף מעט כסף ולבחור במדפסת משולבת שיודעת לעשות "הכל".
לעומת זאת, במדפסות לייזר מסוימות, הכנסת תכונות נוספות עשויות לייקר את המדפסת בעשרות אחוזים ולכן חשוב לבצע אפיון צרכים מפורט לפני הרכישה.
בכל הקשור למדפסות לייזר, חשוב לבצע התאמה מושלמת לצורכי הארגון מאחר שהאפשרויות הטכנולוגיות מאוד מתקדמות.
לדוגמה, ישנן מדפסות לייזר שמאפשרות סריקה של מסמך ושליחתו אל מחשב אחד מני רבים בתוך רשת של מחשבים. מדובר ביכולת טובה מאוד שמייקרת את המחיר אך מתאימה לארגונים גדולים עם עובדים רבים.
סיכום
בסופו של דבר צריך לקבל את ההחלטה על המדפסת המועדפת על בסיס הכללים הבאים:
- העדיפות של מדפסת לייזר עולה ככל שמדפיסים יותר.
- בחרו בדפים שמתאימים למדפסת ולצורך שלכם.
אם בחרתם במדפסת דיו – רכשו אחת משולבת אך אם החלטתם לרכוש מדפסת לייזר, בצעו אפיון והתאמה לצרכים באופן מושלם.